Nieprawidłowe przechowywanie danych chronionych to jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez firmy, jak i instytucje publiczne, który może doprowadzić do poważnych konsekwencji. Mowa tu o konsekwencjach wizerunkowych, jak i prawnych. Niezabezpieczone dokumenty papierowe, niekontrolowany dostęp do plików cyfrowych — to realne ryzyko naruszeń. Chcesz wiedzieć o jakich zagrożeniach mowa, aby skutecznie się przed nimi bronić? Ten artykuł Ci w tym pomoże.
Zagrożenia nieprawidłowego przechowywania dokumentów firmy
W trakcie prowadzenia firmy powstaje szereg dokumentów. W idealnej rzeczywistości od pierwszych dni jej funkcjonowania wszystkie te dokumenty są przechowywane w sposób bezpieczny i wyizolowany np. przy użyciu segregatorów i pudeł archiwizacyjnych. Wymaga tego zarówno prawo krajowe, jak i przepisy unijne, takie jak RODO.
Rzeczywistość bywa jednak inna — czasem jest to brak świadomości tego, jak ważna jest ochrona danych osobowych, a czasem zwykły codzienny pośpiech, który towarzyszy nam, gdy prowadzimy biznes. Dokumenty po prostu są i nie zwracają na siebie większej uwagi do momentu, gdy któryś z nich nagle nie zaginie. Co wtedy się dzieje? Sytuacją, o której „marzą” w takich momentach przedsiębiorcy, jest zawieruszenie się dokumentów. Niestety często źle przechowywane dokumenty trafiają w niepowołane ręce. Może wówczas dojść do:
- kradzieży tożsamości,
- wyłudzeń,
- zaciągania kredytów na skradzione dane.
Ponadto nieprawidłowe przechowywanie dokumentów to także zagrożenia takie, jak ich zalanie, utrata czytelności przez nadmierne eksponowanie na światło, a nawet narażanie na sytuacje losowe takie jak pożar. Jak więc widzisz, archiwizacja dokumentów w firmie, to naprawdę odpowiedzialna część prowadzenia biznesu.
Przechowywanie dokumentów firmowych – jak robić to prawidłowo
Jak zatem powinno wyglądać prawidłowe przechowywanie dokumentów firmowych? Dobrze przeprowadzony proces rozpoczyna się już w momencie ich segregacji. Powinny być one podzielone np. ze względu na: dział firmy, rodzaj sprawy, datę przechowalności. Im większa firma, tym większe wymagania i bardziej rozbudowany system katalogowania dokumentów.
W tym miejscu warto zauważyć, że dobrym rozwiązaniem jest digitalizacja akt. Rozwiązuje to problem ograniczonej przestrzeni. Zarówno archiwizację fizyczną, jak i cyfrową warto zlecić profesjonalnym firmom zewnętrznym. Jedną z nich jest Ekoakta o niezwykle bogatym katalogu usług. Od archiwizacji, przez odzyskiwanie zniszczonych dokumentów (np. osuszanie), ich digitalizację, transport, czy niszczenie.
Jak przechowywać dokumenty firmowe
Do przechowywania dokumentów firmowych można wykorzystywać nie tylko wspomniane już segregatory i pudła archiwizacyjne, ale także szuflady na biurko, czy meble archiwalne.
Nie możemy także pominąć cyfrowych nośników danych: dyski wewnętrzne i zewnętrzne, płyty CD, nośniki USB. Wszystko to także musi być archiwizowane z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa. Te najlepiej przechowywać w chmurze lub na zaszyfrowanych serwerach.
Dokumenty powinny być przechowywane tak, aby chronić je przed zniszczeniem i dostaniem się w niepowołane ręce. Właśnie dlatego korzystanie z usług firm zewnętrznych często okazuje się najodpowiedniejszą i najwygodniejszą metodą na przechowywanie dokumentów firmowych.
Prawidłowe archiwizowanie dokumentacji to nie tylko obowiązek, ale realna ochrona przed stratami — finansowymi i wizerunkowymi. Jeśli brakuje Ci czasu, przestrzeni, zasobów, lub zwyczajnie nie chcesz obciążać się odpowiedzialnością, rozważ powierzenie tego zadania wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Ten prosty krok może uchronić Cię przed poważnymi konsekwencjami.