Неналежне зберігання захищених даних — це одна з найпоширеніших помилок, яких припускаються як компанії, так і державні установи, що може призвести до серйозних наслідків. Йдеться про іміджеві та правові наслідки. Незахищені паперові документи, неконтрольований доступ до цифрових файлів — це реальний ризик порушень. Хочете знати, про які загрози йдеться, щоб ефективно захиститися від них? Ця стаття допоможе вам у цьому.
Загрози неналежного зберігання документів компанії
Під час ведення бізнесу створюється низка документів. В ідеальній реальності з перших днів функціонування всі ці документи зберігаються безпечно та ізольовано, наприклад, за допомогою сегрегаторів та архівних коробок. Цього вимагає як національне законодавство, так і нормативні акти ЄС, такі як RODO (GDPR).
Проте реальність буває іншою — іноді це брак усвідомлення того, наскільки важливим є захист персональних даних, а іноді звичайна щоденна поспішність, яка супроводжує нас, коли ми ведемо бізнес. Документи просто є і не привертають особливої уваги, доки один із них раптом не зникне. Що тоді відбувається? Ситуація, про яку «мріють» підприємці в такі моменти, — це лише загублення документів. На жаль, часто погано збережені документи потрапляють до чужих рук. Тоді може статися:
- крадіжка особистих даних,
- шахрайство,
- отримання кредитів на викрадені дані.
Крім того, неналежне зберігання документів — це також такі загрози, як їхнє затоплення, втрата читабельності через надмірне освітлення, а навіть наражання на непередбачувані ситуації, як-от пожежа. Тож, як бачите, архівування документів у компанії — це справді відповідальна частина ведення бізнесу.
Зберігання фірмових документів – як робити це правильно
Як же має виглядати належне зберігання фірмових документів? Добре проведений процес починається вже на етапі їхньої сегрегації. Вони мають бути поділені, наприклад, за: відділом компанії, типом справи, датою зберігання. Чим більша компанія, тим більші вимоги та більш розбудована система каталогізації документів.
Тут варто зауважити, що хорошим рішенням є диджиталізація справ. Це вирішує проблему обмеженого простору. Як фізичне, так і цифрове архівування варто доручити професійним зовнішнім компаніям. Однією з них є Ekoakta з надзвичайно багатим каталогом послуг. Від архівування, через відновлення пошкоджених документів (наприклад, осушення), їхню диджиталізацію, транспортування, до знищення.
Як зберігати фірмові документи
Для зберігання фірмових документів можна використовувати не лише згадані вже сегрегатори та архівні коробки, а й шухляди на робочий стіл чи архівні меблі.
Ми також не можемо оминути цифрові носії даних: внутрішні та зовнішні диски, CD-диски, USB-носії. Все це також має архівуватися з дотриманням чинного законодавства. Їх найкраще зберігати у хмарі або на зашифрованих серверах.
Документи мають зберігатися так, щоб захистити їх від знищення та потрапляння до чужих рук. Саме тому користування послугами зовнішніх компаній часто виявляється найбільш доречним та зручним методом для зберігання фірмових документів.
Належне архівування документації — це не лише обов’язок, а й реальний захист від втрат — фінансових та іміджевих. Якщо вам бракує часу, простору, ресурсів або ви просто не хочете обтяжувати себе відповідальністю, розгляньте можливість доручити це завдання спеціалізованій зовнішній компанії. Цей простий крок може вберегти вас від серйозних наслідків.